Política de Tratamiento y Procedimiento en Materia de Protección de Datos Personales

Tabla de contenido

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA (RESPONSABLE)

ALDA Y CYA

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

802.759.329-0

DOMICILIO

1.

DIRECCIÓN

CARRERA 38 No. 44-79.

TELEFONO

3799854

CORREO ELECTRONICO

www.alda.com.co

1. INTRODUCCIÓN

La empresa ALDA Y CIA  S.A.S. elabora la presente Política de Tratamiento y Procedimiento en Materia de Protección de Datos Personales, en cumplimiento de lo señalado en las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 [1] , conforme al deber que asiste a los Responsables del Tratamiento de datos personales de adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; así como, el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 [2] que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento cumplan adecuadamente dichas políticas.

Las tecnologías actuales permiten a las empresas un manejo eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus fines misionales, corporativos y de negocio; facilitando la adecuada gestión, administración y almacenamiento de la información en los procesos de selección y contratación de personal, los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, directivos, entre otros.

Toda la información recibida por la EMPRESA ALDA Y CYA. a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, han sido obtenidos con ocasión al vínculo comercial o laboral que existe entre el titular de la información y Nuestra empresa, otorgado de manera voluntaria; o como consecuencia de la prestación de nuestros servicios.

El objeto de este documento es brindar las garantías e instrumentos necesarios para que los titulares de la información tengan el poder de decisión y control sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le dan a sus datos personales.

La información sobre clientes, usuarios, empleados o contratistas, proveedores y demás titulares de información, se rige por las siguientes políticas de uso.

1.1Alcance.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ALDA Y CIA. Cra 38 #44-79 Barranquilla.

2. DISPOSICIONES GENERALES

2.1. OBJETO

El objeto de la presente Política es garantizar el Derecho Constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de la empresa ALDA Y CIA, recopiladas para cumplir los fines misionales y prestación de los servicios dedicado a la compra venta de autopartes, lubricantes y servicio de cambio de aceite se ha comprometido a vender repuestos y lubricantes de óptima calidad y prestar un buen servicio; conforme las directrices legales y brindando confianza a nuestros clientes, proveedores, empleados colaboradores y contratistas en la administración de sus datos. Para efectos del presente Manual la Empresa se considerará como responsable de la información recaudada.

2.2. AMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte dela empresa ALDA Y CIAteniendo comodomicilio principal la Carrera 38 #44-79 en la ciudad de Barranquilla, con correo electrónico www.alda.com.co y teléfono 3799854.

2.3. DEFINICIONES

Para efectos de este Manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes se entiende por:

  • AUTORIZACIÓN : Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • AVISO DE PRIVACIDAD : Consta de un aviso verbal o escrito que debe realizar el Responsable del Tratamiento de los datos al titular de los mismos, donde informe las políticas y modos de uso de los datos relacionados en el caso, los derechos que tiene frente a este tratamiento.
  • BASE DE DATOS : Conjunto, compilación, recopilación, de datos de una o varias personas relacionadas por materia o un mismo contextoque sea objeto de Tratamiento.
  • DATO PERSONAL : Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;Es la información que puede usarse para la identificación, localización o contacto con una persona determinada y natural. Los datos personales pueden estar conformados por números de identificación, huellas dactilares y demás, datos que puedan llevar a la identificación de alguien. Es importante anotar que algunos de estos datos son públicos, bien sea porque hacen parte de la información pública de cada natural, o por decisión propia de la persona.
  • Algunos datos personales se les deben dar la categoría de especial, pues la información que contienen puede ser negativa si se hace su publicación.
  • DATO PÚBLICO : Se considera dato público todo aquel que no sea privado o sensible, indica el Decreto 1377 de 2013 que será cualquier dato que se encuentre en un documento público, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • DATO SEMIPRIVADO : Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • DATOS SENSIBLES : Están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, pues la información contenida puede afectar la intimidad de titular.
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • TITULAR: Es la persona cuyos datos personales han sido analizados, solicitados o recopilados. El titular de los datos es quien de forma legal por directriz de la constitución tiene el derecho de modificar, actualizar y conocer en que consta la información referente.
  • TRATAMIENTO: Cualquier proceso, operación, actuación o conjunto de operaciones que se ejecuta sobre datos personales suministrados, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • TRANSFERENCIA: Nos encontramos frente a transferencia de datos, cuando quien está encargado del tratamiento de los mismos y se encuentra en Colombia envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del tratamiento de los mismos.
  • TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2.4. PRINCIPIOS RECTORES

Los principios que se establecen en la presente Política, constituyen los parámetros generales que serán respetados por la. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

  • PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a que se refiere la presente Política está conforme a las exigencias legales y normatividad vigente en materia de recolección y manejo de datos personales.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD : El Tratamiento de los datos señalado en esta Política, obedece a una finalidad específica y legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso del titular y habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD : La información sujeta a Tratamiento por parte dela empresa ALDA Y CIA Debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA : En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Solo podrán tener acceso a los datos personas encargadas del tratamiento de los mismos o autorizadas por el titular.
  • Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD : La información sujeta a Tratamiento por la empresa ALDA Y CIA. A que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

3. MARCO LEGAL

En defensa del derecho contemplado en el Artículo 15 de la Constitución política, el gobierno nacional ha expedido leyes con el objeto de garantizar que todas las personas puedan conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se recogen sobre ellas en Bancos de datos; así como proteger los derechos, libertades y garantías relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de los datos personales.

En consecuencia, dentro del marco legal desarrollado por el legislador encontramos las siguientes:

3.1. LEY 1581 DE 2012

“ Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012,define su objeto en el artículo 1° así:

“Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma .”

Por lo anterior, establece las disposiciones generales para la protección de datos personales , incluyendo dentro de su articulado el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, el ámbito de aplicación, los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, las categorías de los datos y los procedimientos en caso de incumplimiento por parte de los responsables del tratamiento; constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia.

3.2 . Decreto 1377 de 2013 “ Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

El decreto 1377 de 2013, se expidió con el fin de facilitar la implementación de la Ley 1581 de 2012, en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, señala el contenido de la Política de tratamiento que debe desarrollar el Responsable.

3.3. DECRETO 1074 DE 2015

«Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.»

El Decreto 1074 de 2015, en el capítulo 26 señala como debe realizarse el Registro Nacional de Bases de Datos, la información mínima que debe contener y los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir en este Registro los Responsables del Tratamiento.

3.4. CIRCULAR ÚNICA DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE JULIO 2001.

La Circular Única expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, establece en el Título V la protección de Datos Personales y el Registro Nacional de Bases de Datos, con la información que se debe inscribir sobre el Tratamiento de los Datos Personales.

3.5.CIRCULAR EXTERNA No. 002 DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DE NOVIEMBRE DE 20015

La Circular Externa No. 002 de 2015, adicionó el Capítulo II en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio impartiendo instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada y Sociedades de Economía Mixta.

3.6 DECRETO 1727 DE 2009.

Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

4. DERECHOS Y DEBERES

4.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. 1 . Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  2. 2. Solicitar prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.
  3. 3. Ser informado porla empresa ALDA Y CIA. Del uso que se le han dado a los Datos Personales.
  4. 4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte dela empresa ALDA Y CIA. De las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012. Una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. 5 . Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. 6 . Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos dela empresa ALDA Y CIA. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  7. 7 . Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que la empresa ALDA Y CIA. Hayan recolectado y tratado. La Empresa, mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en esta Política.

4.2. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:

En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la empresa ALDA Y CIA. Tiene presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo

Para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales

De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, la Empresa se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. 1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. 2 . Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. 4. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  5. 5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los Artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
  6. 6 . Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  7. 7 . Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. 8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. 9 . Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  10. 1. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
  11. 2. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  12. 3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  13. 4. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
  14. 14 . Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  15. 15 . Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  16. 6. Designar a un área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  17. 7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

5.1 . BASES DE DATOS DE CLIENTES

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen información de los clientes de laempresa ALDA Y CIA. Cuyo tratamiento tienen como finalidad enviarles promociones, publicidad, cambios de productos En esta base de datos, se incorporan información privada, pública y datos sensibles de los Clientes.

5.2. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la empresa ALDA Y CIA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos incluyen los datos personales de los empleados y exempleados.

En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la Empresa dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

5.3 BASES DE DATOS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales, que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la empresa ALDA Y CIA. Para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.

Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

6. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Los datos serán utilizados por la empresa ALDA Y CIA para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

  1. A) Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
  2. B) Prestar el servicio de venta de repuestos de autopartes y lubricantes.
  3. C) Informar sobre nuevos productos o servicios.
  4. D) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
  5. E) Evaluar la calidad de la prestación del servicio prestado en los almacenes.
  6. F) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.
  7. G) Atraves de nuestro departamento de Servicio al Cliente, verificar los niveles de satisfacción de nuestros clientes.
  8. H ) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
  9. I ) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
  10. J) Ejecutar el contrato de trabajo.
  11. K ) Desarrollar actividades de capacitación.
  12. L) Mantener información sobre Peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios de las plataformas, clientes y afiliados con ocasión de actividades desarrolladas por la empresa ALDA Y CIA, o conductores de servicio público vinculados.
  13. M) Conservar información relacionada con el cumplimiento de las Políticas de Calidad.
  14. N) Efectuar análisis estadísticos, demográficos y de mercado.
  15. O) Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y la empresa ALDA Y CIA.
  16. El Responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

En el desarrollo de sus actividades, la empresa ALDA Y CIA tendrá a su cargo el tratamiento de datos personales de los clientes, proveedores y empleados; El tratamiento que ejecuta directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de contratistas o mandatarios encargados de ello.

La empresa ALDA Y CIA, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de

Conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de la empresa ALDA Y CIA, se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política.

Serán recolectados, entre otros, los siguientes datos personales del Titular: nombres, apellidos, número de teléfono celular, correo electrónico, dirección, y tipo de contrato.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley.

8. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

8.1. DERECHO DE ACCESO.

 El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, la empresa ALDA Y CIA debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:

  1. a ) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
  2. b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del Responsable.
  3. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del Tratamiento, lo cual se traduce en el deber de la empresa ALDA Y CIA de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PARAGRAFO: La empresa ALDA Y CIAGarantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

8.2. CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia,la empresa ALDA Y CIA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la Empresa garantiza:

  1. a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados.
  3. c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.3. RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra la empresa ALDA Y CIA, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
  3. c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.4. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a la Empresa la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

  1. 1) Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:
    1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
      Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
      Por estipulación a favor de otro o para otro.
      Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
      Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  2. 2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por y contener, como mínimo, la siguiente información:
    1. v El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
    2. v Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
    3. vLa descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
    4. v En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS . La Empresa tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

La empresa ALDA Y CIA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. La Empresa podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Cada vez que la empresa ALDA Y CIA. Ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS . El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Empresa la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
PARÁGRAFO TERCERO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. ü El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. ü La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. ü Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, la empresa ALDA Y CIA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

8.5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN .

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello,la empresa ALDA Y CIA deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos quela empresa ALDA Y CIA. Establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La empresa ALDA Y CIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

10. DISPOSICIONES FINALES

La empresa ALDA Y CIA designa a las siguientes áreas para el manejo de las base de datos:

La base de datos de Clientes, Empleados, Contratistas y Proveedores estará a cargo de Gerencia General, Recursos Humanos y Coordinación Administrativa y Financiera.
Las Coordinaciones o quien haga de sus veces, serán las encargadas de cumplir con la función de protección de datos personales; y dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de Calidad.

VIGENCIA. La presente Política rige a partir de 15 de Junio de 2017.

JOSE PAEZ SOLANO

Representante Legal

[1] Ley 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

[2] Decreto 1377 De 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

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